Archivierung – hier Strategien für die E-Mail-Archivierung

Bei der Archivierung von Emails können verschiedene Strategien gefahren werden. Ob man E-Mails komplett, also inklusive aller Anhänge oder E-Mails mit aufgelösten Anhängen archiviert, kann nur über eine individuelle Betrachtung der Vor- und Nachteile der einzelnen Vorgehensweisen erfolgen.
Vollständige Archivierung
Vorteile
– Konformität mit den rechtlichen Erfordernissen
– Möglichkeit der Prozessintegration
– Kaum Einfluss auf die Arbeitsweise der Nutzer
– Volle Integration in das bestehende IT Management des Unternehmens

Nachteile
– Umfangreichster und aufwendigster Lösungsansatz
– Meist kostenintensivste Lösung
– Oft komplizierte Verhandlungen mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten

Ein häufig zu findender Ansatz ist die Separierung der Attachments von den E-Mails. Das Attachment wird dabei durch einen Pointer ersetzt, der auf den neuen Speicherort des Anhanges verweist.

Vollständige Archivierung mit Separierung der Attachments
Vorteile
– Wesentliche Reduzierung der Mailboxgrößen
– Daraus resultierender Performancegewinn
– Reduzierung der Hardwareanforderungen

Nachteile
– Rechtliche Anforderungen werden u.U. nicht erfüllt
– Nach Crash des Mailsystems ist eine Zuordnung der archivierten Anhänge schwierig
– Offline Retrieval der Anhänge nicht möglich

E-Mail Archivierung / Compliance

Eine Archivierung ist notwendig durch gesetzliche Bestimmungen bzw. auch durch die anwachsende Flut elektronischer Mitteilungen, Files, Dokumenten etc. Unsere Lösungen bieten einen Weg aus dieser Misere, unabhängig vom E-Mail System. Wir haben Lösungen für nahezu alle am Markt genutzten Werkzeuge. Der Benutzer hat sich nicht mehr um die Größe seines Postfaches zu sorgen, er kann die seine E-Mails selbst wieder herstellen und im Archiv wieder finden.

Die Vorteile einer Archivierung liegen klar auf der Hand:

• Niedriger Speicherbedarf – bis zu 50% weniger als Mitbewerber!

• Weniger Administration – Benutzer stellen ihre Mails selbst wieder her, ohne Zeitverlust!

• Weniger Server – Kunden benötigten weniger Exchange Server!

• Intelligente Archivierung – das Tool entscheidet über Archivierung, nach Ihren Vorgaben!

• Elegantes wieder auffinden von archivierten E-Mails!

Vor einer Entscheidung für eine reine E-Mail Archivierung sind allgemeine Überlegungen durchaus sinnvoll.