Ist die reine
E-Mail-Archivierung eine Sackgasse?
Der "Compliance"-Druck und die ständig steigende Flut von E-Mails haben dazu
geführt, dass am Markt zahlreiche kleinere und größere Systemlösungen zur
Archivierung von E-Mails angeboten werden. Ist dies jedoch der richtige Weg?
Führen solche
Lösungen zu Informationsinseln?
Systeme, die nur auf die reine Archivierung von E-Mails zur Entlastung von
Bürokommunikationssystemen wie Outlook, Notes oder anderen ausgelegt sind,
können sehr
schnell eine Sackgasse darstellen.
Den Blick nur auf die Speicherung von E-Mail zu richten, verstellt außerdem die
Sicht auf das generelle Problem eines übergreifenden Informationsmanagements im
Unternehmen. E-Mail ist nur ein Informationstyp unter vielen. Er ist schwach
strukturiert, weitgehend unkontrolliert und die ordnungsgemäße Speicherung und
Zuordnung ist im starken Maße von der Disziplin der Mitarbeiter abhängig.
E-Mails transportieren
Informationen zu Prozessen und
Prozessschritten. Die gemeinsame Verwaltung aller zu einem Prozess gehörenden
Informationen und Dokumente ist zwingende Voraussetzung für die Transparenz und
Steuerung von Prozessen. Da vielfach wichtige Informationen nur noch per E-Mail
ausgetauscht werden, wären Projektdokumentation und Geschäftsprozesse nicht
mehr oder nur sehr umständlich nachvollziehbar. Besonders wenn man mit
Workflow- und Collaboration-Software Prozesse steuern und kontrollieren will,
ist es unerlässlich, relevante Informationen und Dokumente in diesen
kontrollierten Umgebungen zu überführen. Wenn die Sachbearbeiter den Workflow
per E-Mail "umgehen", können die Vollständigkeit und die Aktualität zu
elektronischen Vorgängen nicht mehr gewährleistet werden. E-Mail ist der
natürliche Feind von kontrolliertem Workflow. Die Speicherung und Verwaltung
von internen und externen E-Mails darf daher nicht isoliert geschehen, sondern
muss sich in die übergreifende Verwaltung von Information im Unternehmen
nahtlos integrieren.
Ist hier ILM, Information Lifecycle Management, die ultimative
Lösung, wie
von den Anbietern von Speichersystemen versprochen? Mit dem neuen Akronym ILM
werden den Anwendern neue Speichersystemlösungen angedient, die allen
Anwendungen gegenüber einen transparenten Speicherort anbieten, den
Lebenszyklus aller Information verwalten wollen und jedwede Information aus
jedwedem System entsprechend ihrem Wert auf dem jeweils günstigsten
Speichermedium ablegen. Das Problem ist, dass ILM nicht vom Inhalt einer
Information ausgeht, sondern vom Datentyp, vom Speicherort oder auf Grund der
Herkunft einer Information die Speicherung organisiert.
Der richtige Ansatz ist eine Enterprise-Content-Management-Strategie, die die
Zuordnung, Analyse, Verwaltung, Wandlung, Speicherung und Bewahrung als eine
Eingangsquelle für Information integriert und andererseits moderne intelligente
Speichersubsysteme als Ablageorte effizient nutzt. Nur Komponenten von
ECM-Lösungen wie klassisches Dokumenten-Management, Records Management,
Workflow oder Business-Process-Management erlauben die Zuordnung der
Information entsprechend ihres Inhalts zu elektronischen Akten und Prozessen.
Nur ein ganzheitlicher Ansatz bietet die Sicherheit vor schwer integrierbaren,
isolierten Informationsinseln. Durch die übergreifende Sichtweise und dem
Ansatz alle Informationen in die Verwaltung einzubeziehen, lassen sich
unternehmensweite Lösungen für die Prozessunterstützung und die Einhaltung von
Compliance-Anforderungen realisieren.
Systeme ausschließlich zur Verwaltung von E-Mails zu schaffen, ist daher
deutlich zu kurz gesprungen und führt in eine Sackgasse. Die Lösung ist in
Enterprise-Content-Management-Systemen zu sehen, die E-Mail als wichtige, aber
eben nur als eine von vielen Facetten integrieren.
Fazit
Inzwischen ist es soweit, dass das Thema
E-Mail-Archivierung den Absatz
professioneller, ganzheitlicher ECM-Lösungen beeinträchtigt. Viele Anwender tun
sich aber keinen Gefallen, separate Archive nur zur Speicherung von E-Mails
anzuschaffen. Schnell entstehen Informationsinseln, die dann später auf Grund
der Menge der gespeicherten Mails und Attachments nur noch schwer in ein
Unternehmensarchiv zu migrieren sind. Und es gibt gerade im Billig-Segment noch
eine Reihe von Qualitätsunterschieden, z.B. fehlende Posteingangs- und
Postausgangsbücher mit Zeitstempeln, unzureichende Wahrung des Zusammenhanges
zwischen E-Mail-Körper und aufgelösten Attachments, Erkennen von redundanten
Kopien und Ermittlung des "Originals", Behandlung elektronisch signierter
Dokumente im Sinne einer virtuellen Poststelle mit Prüffunktion,
funktionierende automatische Erkennung und Zuordnung, sowie Strategien zur
langfristigen Bereitstellung der Informationen mit Rendition-Management,
Viewern und Migrationswerkzeugen.
Auch im Bereich der E-Mail-Archivierung bleibt viel zu tun und häufig ist dann
eine etwas kostspieligere Investition in eine ECM-Plattform doch langfristig
der sicherere Weg.
Auch
hier haben wir die richtigen Lösungen parat. Sprechen Sie mit
uns.