Achtung Geschäftsführer: Alle haben es geahnt, viele gewusst aber nur wenige konsequent umgesetzt.
Nun, so ganz stimmt es ja nicht, denn einigen Geschäftsführern und IT-Admins war es schon seit längerem bewusst: zum 31. Dezember 2016 endete die Schonfrist zur konsequenten Umsetzung der GoBD Richtlinie des Bundesministeriums für Finanzen. Im Klartext heißt es hier, dass auch E-Mails, die relevanten geschäftlichen Inhalt haben, im Rahmen der Aufbewahrungspflicht für Dokumente zu berücksichtigen sind. Es reicht zukünftig nicht mehr aus, ein- und ausgehende PDF´s abzulegen, sondern auch relevante Korrespondenz - beispielsweise E-Mail Inhalte - in einer revisionsicheren Form bereit zu halten. Also: Aufpassen, denn die Geschäftsführer eines Unternehmens müssen sich hier in der Pflicht sehen und ab dem 1. Januar 2017 den Anforderungen nach GoBD entsprechen.
Zitat aus GoBD Punkt 9 Absatz 121: "Bei den Daten und Dokumenten ist - wie bei den Informationen in Papierbelegen - auf deren Inhalt und Funktion abzustellen, nicht auf deren Bezeichnung. So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbeleges in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig".
Mit unserer Lösung den Anforderungen gerecht werden. Um auf dem einfachsten Weg der GoBD Richtlinie hinsichtlich der E-Mail Archivierung zu entsprechen, empfiehlt sich die automatische und rechtssichere Langzeitspeicherung aller E-Mails durch die bewährte Lösung unseres Partners. Sie können je nach Einstellung alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch, rechtssicher und manipulationsfrei zentral speichern. Somit stehen im Falle eines Audits oder einer Betriebsprüfung bei Bedarf alle relevanten Dokumente zur Einsicht durch autorisierte Personen zur Verfügung.
Sprechen Sie mit uns über die notwendigen Schritte.
